Согласование служебны записок с руководителем

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно. Особенность документа заключается в том, что в ней не только описывается возникшая проблема, но и предлагаются пути ее решения. Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку.

Опубликовано: 30 ноября в Большая нагрузка по регистрации и оформлению служебных записок в системе ложится на секретарей. Порядок действий может варьироваться в разных подразделениях и в зависимости от типа служебной записки, но такая схема в любом случае имеет следующие недостатки:. Требуется разработать модуль в DIRECTUM, который позволял бы упростить процесс подготовки и отправки служебной записки, избежать её печати и сканирования на этапе подписания руководителем, регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Согласование служебны записок с руководителем

Унифицированная форма Т командировочное удостоверение. Размер суточных в году. Унифицированная форма Т 9. Доплата до среднего заработка при командировке.

Разъездной характер работы. Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий.

Делопроизводство и архивное дело. Таблица 1. Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов или информационно-справочных , которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце х годов.

Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации [1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:. На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры [2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства М. Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов то есть нужно оптимизировать их состав.

Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. И решения для них уже есть. Наиболее актуальным перевод в электронный вид является для внутренних документов, каким является служебная записка, со сроком хранения до 10 лет.

Поэтому поступаем следующим образом:. Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией.

Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. Маршрут согласования в этом случае должен диктоваться проектной документацией. Аналогичная история встречается при согласовании закупочной документации, планов и т. При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса — будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе. Если при проведении исследования перед внедрением СЭД выявляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации.

Вариантов может быть несколько:. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей;. Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант. Вариантов реализации здесь может быть несколько:. При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см. С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи см. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция — изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению.

Пример 2. Полностью безбумажные служебные записки — уже реальность. Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Пример 4. Формирование служебной записки, для которой заранее шаблон текста и маршрут движения не заложен — это определяет пользователь. Теперь удалось избежать распечатки служебной записки перед подписанием и ее сканирования после него, стало возможным регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов. Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:. Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка электронного шаблона , который необходимо будет поддерживать: — классификаторами вопросов заголовков , адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; — счетчиками для регистрации или нет, так как не все служебные записки подлежат обязательной регистрации ; — метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче или нет на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат или нет и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т. Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится.

Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА. Например, бухгалтер как рядовой сотрудник организации для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины а лучше — унифицированную заявку в электронной форме сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру как своему непосредственному руководителю.

Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку. Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

Служебная записка всегда адресуется руководителю организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа. В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления типовые схемы документопотоков , одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами которые она сопровождает.

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, так как они должны отражать конкретные участки деятельности организации. Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает.

А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом , как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации. Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

Многие наши клиенты если не сразу, то со временем приходят к отказу от служебной записки как электронного документа в пользу электронной заявки в структурированном виде. Происходит это обычно в тех процессах, где максимально все унифицировано. Примеры заявок: заявки на авиатранспорт, спецтехнику, ИТ-заявки, производственные заявки на обслуживание техники и оборудования и пр.

Вся информация по заявке заносится в форму, например, в запись справочника "Заявки на спецтехнику", при этом документ не создается. И на согласование отправляется только запись справочника. Вся основная информация из заявки дублируется в текст задачи.

Что облегчает работу согласующим: им уже не нужно открывать и читать документ, экономя их время. При этом база "не пухнет" от документов, необходимость в которых исчезает после исполнения заявки. Войти Зарегистрироваться. Получается, что докладная и объяснительная записки — это подвиды служебных записок! ЭПК на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 1 г. ЭПК по административной организационной деятельности 89 5 л. ЭПК по вопросам охраны объектов культурного наследия Пост.

ЭПК после урегулирования конфликта по расследованию чрезвычайных происшествий 5 л. ЭПК работников структурных подразделений 88 5 л. ЭПК структурных подразделений 87 5 л.

ЭПК к проектам правил, инструкций, рекомендаций 29, 30 5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные — Пост. ЭПК о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима 1 г. Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Вариантов может быть несколько: 1. Не автоматизировать; 2. Это плохой вариант, так как увеличивает нагрузку на пользователей; 3.

Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа см.

Порядок согласования служебных записок

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Автоматизировать полностью без перевода в бумагу — хороший вариант. Но нужно изменять внутренний порядок работы, договориться с бухгалтерией или иным подразделением о принятии служебных записок, согласованных в СЭД. Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе. Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия. В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки?

Автоматизация процесса управления служебными записками

Почему в некоторых организациях избавляются от докладных и объяснительных записок, заменяя их служебными где возможна такая унификация и что она дает? Каковы сроки хранения служебных записок и как они влияют на выбор носителя оригинала? Как организовать согласование, подписание электронного и бумажного документов — что получится автоматизировать и как это визуализировать? Показаны 2 шаблона служебной записки: с жестко настроенным текстом и маршрутом движения, а также такой, что оставляет пользователю большую свободу действий. Делопроизводство и архивное дело. Таблица 1. Служебная записка — очень интересный и важный справочно-информационный документ.

Полностью оцифрованный процесс работы со служебными записками в ПАО "ОАК"

Перми от Утвердить прилагаемый Регламент оформления и согласования документов для подготовки проектов распоряжений администрации города Перми, приказов руководителя аппарата администрации города Перми, руководителей функциональных территориальных органов администрации города Перми по личному составу далее - Регламент. Заместителям главы администрации города Перми, руководителю аппарата администрации города Перми, руководителям функциональных территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми, советнику Главы города Перми ознакомиться с Регламентом, обеспечить ознакомление с Регламентом муниципальных служащих соответствующих функциональных территориальных органов, функциональных подразделений администрации города Перми. Руководителю аппарата администрации города Перми, руководителям функциональных территориальных органов администрации города Перми, начальнику управления по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города Перми обеспечить неукоснительное соблюдение требований, установленных Регламентом. Настоящее распоряжение вступает в силу с даты официального опубликования. Управлению по общим вопросам администрации города Перми обеспечить опубликование распоряжения в печатном средстве массовой информации "Официальный бюллетень органов местного самоуправления муниципального образования город Пермь". Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги

Унифицированная форма Т командировочное удостоверение. Размер суточных в году. Унифицированная форма Т 9. Доплата до среднего заработка при командировке.

Служебные записки обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Леокадия

    Коробка з лого Ютуба, Тарас готується до к

  2. Андрей

    Блин,у всех смотрящих этот монолог искренний , есть свой личный адвокат и тут реклама блин))

  3. Лилиана

    Как может отразится развод на мнение опекунского совета (и вообще если юридически жена является опекуном двух инвалидов (60 лет и какая возможна соц.помощь в данное время при таких обстоятельствах?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных